uSelect DMS

 

Optimierung des Auswahlprozesses von Dokumentenmanagementsystemen in KMU durch die Entwicklung und Integration von Usability-Kriterien

 

Steckbrief

Eckdaten

Laufzeit:
01.11.2012 bis 31.10.2015
Forschungsbereich:
Usability und UX Engineering
Status:
Abgeschlossen

Weitere Informationen

Kontakt

Name

Alexander Mertens

Abteilungsleitung Ergonomie und Mensch-Maschine-Systeme

Telefon

work
+49 241 80 99494

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Herausforderung und Zielsetzung

Zur Beherrschung der digitalen Informationsflut in KMU gewinnt der Bereich Dokumentenmanagement zunehmend an Bedeutung. Technische Unterstützung erhalten Unternehmen dabei durch Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die eine stärkere Automatisierung bei der Erfassung, Klassifizierung, Bearbeitung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten ermöglichen. Der Einsatz von DMS verspricht zahlreiche Nutzungspotenziale wie die Reduktion von Such-, Prozess- und Durchlaufzeiten sowie die Einsparung von Druck-, Papier- und Archivkosten. An dieser Stelle führen nicht gebrauchstaugliche bzw. für die Zielgruppe ungeeignete Systeme dazu, dass diese Mehrarbeit gescheut und der eigentliche Mehrwert des DMS verfehlt wird. Aus diesem Grund sind innerhalb des Projekts uSelect DMS konkrete, anhand experimenteller Daten validierte, ergonomische Gestaltungsempfehlungen für DMS entwickelt worden, auf deren Basis eine Auswahl eines DMS aufbauend auf Usability-Kriterien vorgenommen werden kann.

Vorgehen

Um die Usability-Kriterien zu entwickeln, wird in einem ersten Schritt eine Aufgabenanalyse durchgeführt, um die meistgenutzten Funktionen, mit denen in einem DMS gearbeitet wird, zu identifizieren. Basierend auf den durch die Anforderungsanalyse identifizierten Hauptaufgaben werden Aufgabenstellungen formuliert, die im Anschluss dann in einer Probandenstudie unter Laborbedingungen durchgeführt werden. Ausgewählte Personen sollen dabei ein Dokument ablegen, suchen, anzeigen sowie freigeben und kommentieren. Um die subjektive Einschätzung der Probanden bei der Arbeit mit dem System einfangen zu können, werden die Probanden gebeten, während der Aufgabenbearbeitung laut mitzudenken (engl.: Concurrent Thinking Aloud) und anschließend in einem strukturierten Interview die Stärken und Schwächen des jeweiligen Systems zu beurteilen. Basierend auf der Auswertung der Kommentare und der Interviews erfolgt die Formulierung von Usability-Kriterien. Dazu werden die Probandenkommentare jeweils zu den subjektiven Erfahrungen systematisch analysiert, verschlagwortet und kategorisiert.

Ergebnisse

Mehr als 70 Usability-Kriterien sind anhand der beschriebenen Vorgehensweise formuliert worden, mit denen die Gebrauchstauglichkeit eines DMS bewertet werden kann. Die Usability-Kriterien sind hierbei als DMS-spezifische Bedienanforderungen zu verstehen, die sich auf die Gestaltung der gesamten DMS-Bedienschnittstelle bzw. auf einzelne Elemente der Bedienschnittstelle sowie auf die Interaktion mit dem System beziehen. Die Kriterien weisen unterschiedliche Merkmale auf, die verschiedene Bewertungs- und Anwendungsmöglichkeiten zulassen. Der vollständige Kriterienkatalog ist auf der Projektwebsite abrufbar.

Förderung

Das Projekt uSelect DMS ist im Zeitraum 01. November 2012 bis 31. Oktober 2015 im Rahmen der Förderinitiative „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert worden. Es ist Teil der Förderlinie Mittelstand-Digital des BMWi, um die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und im Handwerk zu unterstützen.

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